メンズエステで電話に出られない時間帯を見つける｜応答率と受付記録の作り方
電話に出られない。
まず、時間帯を見える化。
不在着信が増えると、受付担当を増やすべきか、代行を使うべきか迷うものです。ただし、不在着信の回数は、そのまま失った予約数ではありません。まずは「何時に、何が重なり、どこで対応が止まったか」を記録しましょう。この記事では、店舗で始められる記録のひな形と、数字の読み方を紹介します。
KEY POINTS
この記事のポイント
- 着信回数・相談の案件数・予約確定・実来店を分けて数える。
- 応答率は時間帯別の件数と一緒に見る。不在着信を売上損失と決めつけない。
- 電話に出る人が足りないのか、入力や確認待ちが詰まっているのかで対策を変える。
最初に「1件」の意味をそろえる
同じお客様が3回かけ直した場合、着信は3回でも相談は1案件かもしれません。料金を尋ねる電話、予約変更、営業電話もあるため、着信数を予約数として扱わないようにします。次の4つを別々に記録すると、どこを改善したいかが見えやすくなります。
- 着信回数：対象の店舗番号に入った電話の回数。同じ相談のかけ直しも別の着信として残す。
- 応答回数：その着信中に、店舗または委託先の担当者が会話を開始できた回数。後からの折り返しは別欄に記録する。
- 相談の案件数：同じ相談と確認できた連絡をまとめた数。電話とLINEが同じ案件なら関連付けるが、不明なものは推測でまとめない。
- 予約と実来店：予約が確定した件数と、実際に来店した人数。予約変更を新しい予約として二重計上しない。
この数え方は、この記事で提案する店舗用の記録ルールです。留守番電話や自動音声につながっただけの着信を、有人で応答できた回数には含めません。営業時間外、内部テスト、発信、電話以外の連絡は区別し、比較の途中で対象を変えないことが重要です。
記録表には、時刻・応答・その後の結果を残す
まずは通常営業の1週間を目安に記録します。これは傾向を探すための出発点で、1週間だけで結論が出るという意味ではありません。以下は紙や表計算でも使えるひな形です。電話履歴から確認できる項目と、担当者が追記する項目を分けておくと、記録自体の負担を抑えられます。
画面に収まらない場合、表は左右にスクロールできます。
| 記録する項目 | 記入例・選択肢 | そろえるルール |
|---|---|---|
| 着信日時と識別番号 | 9月16日 18:10／着信 C-001 | 着信した日時で集計。転送先の履歴を重複して足さない |
| 応答の結果 | 有人応答／未応答／記録不明 | 折り返し成功でも、元の未応答を書き換えない |
| 受付の状況 | 別の電話に応対中／接客中／入力中／不明 | 確認できた状況だけを書く。担当者の推測と区別する |
| 相談の案件と目的 | 案件 Q-001／新規予約の相談 | 料金確認・変更・キャンセル等も区別。内容不明は不明のまま |
| 次の対応 | 担当 A／折り返し予定／対応期限 | 顧客と合意した方法を優先し、完了時刻も残す |
| 結果と確認時点 | 予約確定／空きなし／確認待ち／結果不明 | 後日の実来店は予約の識別番号に結び付け、別に確認する |
ここにある識別番号は架空の記入例です。集計表へ顧客名や電話番号を何度も転載せず、必要な担当者が管理された台帳で照合できる形を検討してください。対応状況が確認できない電話を、すべて未応答や失注に振り分けるのも避けます。
転送や複数端末の同時着信では、一度の電話が複数の履歴に出ることがあります。着信の識別番号や時刻を使って照合できるか、使っている回線・システムの仕様を確認しましょう。記録に欠けがある場合は、その範囲を注記して暫定値として扱います。
応答率は、時間帯と件数をセットで見る
本記事の有人応答率は「対象着信のうち、着信中に人が応答できた回数 ÷ 対象着信回数 × 100」で計算します。次の表は計算練習用の架空データで、実在店舗の実績や業界平均ではありません。受付時間内の着信で、応答結果がすべて確認でき、転送による二重記録がない条件です。
画面に収まらない場合、表は左右にスクロールできます。
| 着信の時間帯 | 着信 | 有人応答 | 未応答 | 有人応答率 |
|---|---|---|---|---|
| 12:00〜16:00未満 | 20回 | 18回 | 2回 | 90% |
| 16:00〜20:00未満 | 50回 | 30回 | 20回 | 60% |
| 20:00〜24:00未満 | 30回 | 27回 | 3回 | 90% |
| 合計 | 100回 | 75回 | 25回 | 75% |
全体の応答率は75回 ÷ 100回 × 100＝75%です。各時間帯の90%・60%・90%を単純に平均した80%ではありません。着信数が異なるため、対象の回数を合算してから計算します。着信が0回の時間帯は0%ではなく「対象なし」と表示し、結果不明の着信がある場合は不明件数も添えます。
この例なら、最初に状況を調べる候補は未応答20回の16〜20時です。ただし、すぐに4時間分の人員を増やすとは限りません。曜日別にも分け、別の電話・接客・入力・確認待ちのどれと重なっていたかを見ます。着信の少ない時間帯では、数件の違いで率が大きく変わる点にも注意しましょう。
未応答25回を「25件の予約損失」としない
上の例の未応答25回には、同じ相談のかけ直し、後でLINEから予約した連絡、予約とは関係のない電話が含まれているかもしれません。内容を確認できていなければ、予約の意思があったかも分かりません。「未応答回数 × 客単価」を、実際に失った売上として扱うことはできません。
- 同じ相談と確認できる連絡を、案件単位で関連付ける。確認できないものは結果不明として残す。
- 案件ごとに、予約確定・キャンセルの相談・希望枠の空きなし・確認待ちなどを記録する。
- 予約確定後は実来店と分けて追跡する。集計日時を明記し、将来の予約を未来店による失注として扱わない。
- 連絡方法は店舗ルールと顧客の希望に合わせる。不在着信への折り返しを一律に何度も繰り返さない。
受付改善の記録と、代行料金の精算も区別します。バイト店長の料金における1成約は、代行が対応した予約でお客様1名が実際に来店した場合です。着信回数や折り返し回数そのものを成約数として加算するわけではありません。
記録した原因に合わせて、人手と仕組みを選ぶ
画面に収まらない場合、表は左右にスクロールできます。
| 確認できた状況 | 先に見直すこと | 選択肢と注意点 |
|---|---|---|
| 接客や別の電話と重なり、応答できない | 時間帯ごとの受付担当と、重複したときの引き受け先 | 担当配置や有人受付代行。対応時間・範囲・同時着信時の扱いを確認 |
| 電話後の転記や台帳照合で手が止まる | 正本となる台帳、重複入力、担当分担 | 運用整理やCTI。導入だけで入力・確認が不要になるわけではない |
| 応答できるが、希望時間の枠が埋まっている | 案内可能な代替枠と、空き情報の更新 | 受付の増員だけでは、キャストやルームの空き枠は増えない |
| 店舗への確認が取れず、回答が止まる | 承認が必要な条件と、返答がない場合の連絡先 | 判断ルールの整理。システムだけに例外判断を任せない |
バイト店長は電話・LINE・WEBの有人予約受付を担い、YORU CTIは店舗で予約や顧客情報などを管理する別契約のシステムです。電話に出る人が必要なのか、応対する人を支える管理の仕組みが必要なのかを分けて考えましょう。この記事の集計表をYORUが自動生成するという案内ではありません。
改善後も、同じ条件で振り返る
対策を試すときは、変える項目をできるだけ絞り、開始日を記録します。比較する曜日・受付時間・対象窓口・数え方をそろえ、出勤人数や広告出稿などの変化もメモしてください。条件が違えば、数字の変化を受付対策だけの効果と決めつけることはできません。
- 応答：時間帯別の着信・有人応答・未応答・記録不明を確認する。
- 対応品質：確認待ちの残件、誤案内、予約や連絡の漏れが増えていないかを見る。
- 結果：案件ごとの予約確定と実来店を、同じ観察期間で比較する。
- 負担と費用：店長の作業時間、記録の手間、追加の人件費・外注費・システム費を確認する。
目標は応答率だけを高くすることではなく、必要な相談に対応でき、現場の運営も無理なく続けられる状態です。まずは次の営業日から、着信時刻と応答結果、対応が重なった状況を残してみてください。数字が少ない場合は観察期間を延ばし、優先して見直す時間帯と仕事を絞りましょう。
参考資料・情報の取り扱い
- AWS公式ドキュメント「Connect Customer のメトリクス定義」2026年9月16日に公開版を確認。「エージェントの応答率」「エージェント応答なし」を参照。ページの更新日表記は未確認。記事の記録表・計算例は当サイトの提案で、AWSやYORUの機能説明ではありません。
- バイト店長「電話受付代行の料金」2026年9月16日に現在の公開ソースを確認。成約の定義を参照。個別の精算条件は契約前に確認してください。
- バイト店長「電話受付代行とCTIの違い」2026年9月16日に現在の公開ソースを確認。有人受付と店舗向けシステムの役割分担を参照。
この記事は受付代行サービス「バイト店長」が提供しています。自社サービスの紹介を含みます。費用例は条件を置いた試算であり、導入実績・削減保証ではありません。制度や料金は変更される場合があるため、リンク先の最新情報もご確認ください。