キャストへの終了コールを自動化する前に｜延長・通知失敗に備える5つの確認
終了コールの自動化。
延長と未通知の対応まで。
終了時刻を見ながら、キャストへ電話する。その作業を自動化するときは、通常どおりの予約だけでなく、開始が遅れた日や延長が入った場合も考えておきたいところです。この記事では、通知を出す仕組みと、結果を確認する人の役割を分け、導入前に決める5項目とテスト方法をまとめます。
KEY POINTS
この記事のポイント
- 通知の基準となる終了時刻と、予約変更を反映する担当を決める。
- 延長・中止・担当変更の際は、古い通知予定と新しい通知予定を両方確認する。
- 発信・送信と相手の確認を区別し、未通知の場合の連絡担当を残す。
終了コールは「連絡」であり、接客完了の記録とは別
終了予定に合わせた電話やLINE通知は、時間を知らせるための連絡です。通知が送られたからといって、実際の接客が終了した、キャストが内容を確認した、次の予約を受けられる、という状態まで同じ意味にはなりません。
予約台帳の終了予定、実際の終了報告、通知の処理結果を分けて確認しましょう。次の予約枠や送迎に影響する場合は、どの情報を基準に現場が判断するかも決めておきます。本記事のチェック表と運用例は当サイトの提案で、特定システムの全機能や標準設定を示すものではありません。
導入前に決める5項目
画面に収まらない場合、表は左右にスクロールできます。
| 確認項目 | 決めておくこと | 残す記録 |
|---|---|---|
| 1．誰に通知するか | キャスト本人、店舗担当などの対象と連絡先。使う通知手段について事前に確認する | 予約・担当との対応関係、確認担当、確認日 |
| 2．いつ通知するか | 予定開始と実際の開始のどちらを基準にするか。終了前・終了時の使い分け | 基準となる終了予定、通知予定時刻、時刻の確認担当 |
| 3．変更を誰が反映するか | 延長、開始遅れ、中止、担当変更を受け付け、台帳と通知予定を確認する人 | 変更前後の内容、更新担当、更新時刻、確認結果 |
| 4．何をもって通知済みとするか | 処理待ち、発信・送信、失敗、結果不明など、画面で分かる範囲を確認する | 予約識別番号、通知手段、処理結果、確認時刻 |
| 5．届かないとき誰が動くか | 手動連絡の担当、連絡方法、確認期限、担当不在時の引き継ぎ先 | 未完了の理由、次の対応、担当、期限 |
同じ電話番号やアカウントを複数の担当で使う場合は、誰への連絡か分かる内容にします。一方、通知本文へ顧客名や連絡先などを必要以上に入れないよう、受け手が業務上必要とする情報に絞ります。連絡先の登録や変更は、店舗で決めた確認手順を通してください。
日付をまたぐ営業では「0:10」だけでなく日付も記録します。店舗が使う営業日の呼び方と、システムのカレンダー上の日付が同じとは限らないためです。必要な設定や表示方法は、利用する仕組みで確かめましょう。
30分延長したら、元の通知はどうなる？
次は架空の練習例です。16:00開始・90分の予約で、終了5分前に通知する運用を仮定します。通常の終了予定は17:30、通知予定は17:25。終了前に30分延長が確定した場合、終了予定は18:00、通知予定は17:55になります。これは計算例であり、実際の店舗ルールやYORUの既定値ではありません。
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| 予約の状態 | 終了予定 | 通知予定 |
|---|---|---|
| 16:00開始・90分 | 17:30 | 17:25 |
| 同じ予約に30分の延長が確定 | 18:00 | 17:55 |
- 延長の可否を確認する。担当キャスト、ルーム、次の予約、店舗の承認条件を照合し、延長が確定してから更新する。
- 正本の予約台帳で終了予定を更新し、変更担当と時刻を残す。
- 元の17:25の通知が停止・更新されているか、新しい17:55の通知が対象となっているかを確認する。自動で変更される範囲は提供元に確認する。
- すでに元の通知が送られていた場合は、送信を取り消せたと考えず、変更後の時刻を所定の方法で伝える。
- 店舗・キャストなど必要な相手に変更が共有されたかを確認し、未完了の連絡は担当付きで残す。
未通知の確認と、手動連絡を担当する人を残す
自動化しても、連絡先の相違や外部サービスのエラー、結果を確認できないケースに備える必要があります。電話を鳴らす担当だけを減らし、未完了の通知を見る担当がいなくなる運用は避けましょう。
- 通知予定を過ぎても処理結果が分からない場合は、予約識別番号・対象時刻・手段を照合し、確認担当へ引き継ぐ。
- 失敗が確認できた場合は、店舗で合意した方法で手動対応する。自動の再試行が残っているかも確認し、重複連絡を避ける。
- 電話を発信できたことと相手が内容を確認したこと、LINEを送れたことと業務対応が完了したことを同じ扱いにしない。
- 中止や担当交代の際は、旧担当・旧時刻への通知予定も確認する。すでに出た通知への訂正が必要なら、誰が伝えるかを決める。
- 確認担当の勤務や受付時間が終わる場合は、残っている通知・連絡を次の担当が受け取ったことまで確認する。
一律に何度もかけ直すのではなく、再連絡の回数や間隔、連絡できない場合の判断先を店舗で決めます。通知の成功率や作業時間を振り返るときも、分母を予約件数にするか通知処理件数にするかをそろえ、電話とLINEの両方を単純に足して予約件数と比較しないようにします。
架空の予約で、通常・延長・中止・失敗を確認する
本番開始前は、提供元と合意したテスト環境・手順を使います。実際に通知を出す試験では、事前に了承したテスト用の連絡先だけを使い、実顧客や通常営業のキャストへ不用意に発信しないでください。利用できる試験方法が分からなければ、設定を有効にする前に確認しましょう。
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| 試す場面 | 確認すること |
|---|---|
| 通常の予約 | 合意した対象・時刻・手段に通知され、処理結果が分かるか |
| 通知前の延長 | 古い時刻の通知と新しい時刻の通知が、意図した状態になっているか |
| 通知後の延長 | 既送信の記録が分かり、必要な訂正連絡を担当者が行えるか |
| 中止・担当変更 | 不要になった通知や旧担当宛ての予定を確認・処理できるか |
| 通知失敗・結果不明 | 成功と混同せず、確認担当と手動連絡へ引き継げるか |
確認メモは「予約識別番号／変更内容／通知予定／実際の処理結果／確認担当／次の対応」を基本にできます。失敗を試すために本番の回線やLINE設定を切断するのではなく、提供元が案内する安全な試験方法を選びます。
自動通知はYORU、有人受付はバイト店長で考える
この記事はバイト店長による運用提案で、自社サービスの紹介を含みます。2026年9月24日に確認したYORUの公式説明では、オートコール＋LINE通知は、終了予定や予約・接客の状態に合わせて業務通知を行う追加オプションです。対象や時刻は店舗ごとに設定し、処理結果を確認する機能が案内されています。
公式掲載のオプション料金は月額11,000円（税抜）で、通話・LINE等の外部費用は別途です。電話回線・LINE公式アカウントの準備や接続・受け入れ試験などの提供条件があります。CTI本体の契約や、選ぶプランに含まれる機能と合わせて総額を確認してください。本記事の延長時の操作手順や再試行の動作が、すべて自動で実装されているという説明ではありません。
バイト店長は電話・LINE・WEBの有人予約受付や、変更・キャンセル対応、店舗・キャストへの予約連絡を扱います。受付代行料に自動通知システムの利用権は含まれず、YORUは別契約です。自動通知を使うだけならシステム側の契約範囲を相談し、人による受付も必要なら併用する形を検討できます。終了通知の失敗確認や手動での終了連絡を代行へ任せたい場合は、対応可能な時間・業務として個別に合意してください。
導入相談には、通常の予約だけでなく「延長した」「中止になった」「通知できなかった」の3つの例を持っていくと、確認する範囲が具体的になります。自動で行う処理と人が受け持つ判断を分け、現場で確認できるところから整えていきましょう。
参考資料・情報の取り扱い
- YORU「オートコール・LINE通知」2026年9月24日に公式公開ページを確認。対象時刻・送信結果・料金・外部契約・接続試験の説明を参照。最終改定日の明記がないため確認日を記載。本記事のチェック表と時刻例は当サイトの提案です。
- バイト店長「電話受付代行の料金」2026年9月24日に公開ページを確認。有人受付の対応範囲とシステム利用権が別である条件を参照。料金自体の変更は行っていません。
- バイト店長「1日からの電話受付代行」2026年9月24日に公開ページを確認。引き継ぎ・受付時間・連絡窓口・自動通知の別契約について参照。
この記事は受付代行サービス「バイト店長」が提供しています。自社サービスの紹介を含みます。費用例は条件を置いた試算であり、導入実績・削減保証ではありません。制度や料金は変更される場合があるため、リンク先の最新情報もご確認ください。